REGISTRO DE ACCIONISTAS Y BENEFICIARIOS FINALES (Obligación para personas jurídicas mercantiles y sin fines de lucro)

Costa Rica está presentando una serie de cambios normativos, quizá en los últimos años se ha tenido el cambio más grande a nivel de regulación con la reforma procesal laboral, la reciente implementación del nuevo código procesal civil, la reforma fiscal y algunas reformas en el código de comercio así como otras leyes de gran relevancia en la operatividad comercial y legal del país, esto conlleva también un aspecto normativo que se veía venir su regulación para fines de control sobre las Sociedades mercantiles (como ya lo venían haciendo los bancos desde hace unos 10 años) solicitando el dato de la certificación de la “composición accionaria” o bien el detalle de los accionista de las sociedades hasta llegar a la(s) persona(s) física(s) dueña(s) de las acciones o cuotas de las sociedades respectivas.

Esto se fundamenta en dado que el 20 de diciembre de 2016 se publicó en La Gaceta, la Ley para mejorar la lucha contra el fraude fiscal, Ley No 9416 que reformó sustancialmente el Código de Normas y Procedimientos Tributarios, con dicha ley se pretende evitar la evasión fiscal que se da en Costa Rica (esta práctica de lucha de evasión no es un tema país es un tema a nivel mundial y que ayuda a calificar de mejor manera a Costa Rica para el tema de inversión y negocios), esta implementación trajo consigo la  obligación impuesta a las personas jurídicas o estructuras jurídicas domiciliadas en el país de proporcionar al Banco Central de Costa Rica el registro de accionistas y beneficiarios finales  que tuviesen una participación sustantiva (dentro de un rango del  15% al veinticinco por ciento 25% de participación con respecto al capital total de la persona jurídica o estructura jurídica) obligación que tendría que cumplirse anualmente, o bien, cada vez que algún accionista igualase o superase el rango indicado (incluyen en su artículo 15 organizaciones sin fines de lucro como asociaciones, asociaciones solidaristas, fundaciones o bien cooperativas) .

El Reglamento del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales con el número de Decreto Ejecutivo No. 41040-H fue publicado del 05 de abril del 2018 y con ello estableció de manera más clara el proceder con respecto al registro, dentro de su regulación establece aspectos como sujetos obligados a proporcionar la información, responsables del suministro de la información, excluidos de dicha obligación, determinación de los beneficiarios finales, participación de sociedades de estructura en el extranjero, organizaciones sin fines de lucro y su tratamiento, momento y periodicidad, listado de incumplidores entre una serie de aspectos normativos que desarrollaremos en próximos artículos para su información, o bien pueden consultarnos directamente.

Los ÚNICOS ENTES que tienen acceso a la información de los accionistas, que básicamente son el Banco Central de Costa Rica (para el registro), la Dirección General de Tributación y al Instituto Costarricense sobre Drogas, considera nuestra firma que deberán tomar las medidas pertinentes para la protección de datos no solo lo que establece la ley y reglamento que los autoriza si no también respetar los parámetros fijados por la Ley de protección de datos y lo que establezca la agencia de protección de datos, debiendo resguardar la seguridad de los datos de las personas jurídicas y físicas, es por ello que el artículo 9 de la Ley 9416 establece las Causas legítimas para el uso de la información.

El plazo ordinario de presentación de la declaración es una vez al año, del primero al 30 de abril, ahora bien algunos aspectos a tener en cuenta para cumplir con esta normativa:

RESPONSABLES DE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN (**)

TIPO DE PERSONA JURÍDICA O ESTRUCTURA JURÍDICAENCARGADO
Para las personas jurídicas y otras estructuras jurídicasEl representante legal. (*)

 

Ejemplos:

–         En S.A. Presidente o Directores con representación  apoderados

–         SRL los Gerentes o Sub gerentes o apoderados

–         Sociedad en Nombre colectivo los administradores o apoderados

–         Sociedad en comandita los gerentes o subgerentes o apoderados

–         EIRL los gerentes o apoderados

–         Sucursal de Sociedad extranjera el apoderado generalísimo

Para los fideicomisos.El fiduciario.
Para los administradores de recursos de tercerosel representante legal, el mandatario o quién ejerza los poderes de representación con facultades de administración.
Para las organizaciones sin fines de lucroEl presidente o quien ejerza las facultades de representación

(*) Estos son ejemplos, dado que cada caso debe revisarse y determinar si se cuenta con las facultades necesarias para tal fin.

(**)Para estos propósitos el responsable del suministro de la información debe contar con un certificado válido de firma digital para personas físicas perteneciente a la jerarquía nacional de certificadores registrados.

FIRMA DIGITAL ES REQUISITO INDISPENSABLE PARA CUMPLIR CON EL REGISTRO DE LA PERSONA JURÍDICA (esto es importante por cuanto apenas 5% de personas tienen firma digital en Costa Rica), por lo tanto les sugerimos tramiten el certificado respectivo, para adquirir la firma digital puede tramitar su cita en las oficinas de emisoras de certificados que han sido debidamente autorizadas por el Banco Central de Costa Rica, puede encontrar información referente a la firma digital: https://www.soportefirmadigital.com/web/es/que-es-firma-digital.html

  • ¿Cuál es el costo? Los costos varían de $35 a $95 según la entidad. Los precios más usuales son de $57 a $68 (entre ¢23.000 y ¢28.000) y tiene validez por cuatro años. Si ya se cuenta con lector de tarjeta solo paga costo de tarjeta entre $34 y $49.
  • ¿Dónde se adquiere? Hay 16 entes. En este link puede encontrar la lista de entidades: https://www.bccr.fi.cr/seccion-firma-digital/firma-digital
  • ¿Qué se necesita? Se utiliza cualquier computadora con sistema operativo vigente en Windows, Mac y Linux; y un lector de tarjeta inteligente.

La obligación inicia a partir de enero del 2019, el cumplimiento de la obligación se llevará a cabo de manera paulatina tomando en cuenta el número de finalización de las cédulas jurídicas de las entidades obligadas a cumplir con el registro así:

MESTERMINACIÓN DE LA CÉDULA JURÍDICA
Septiembre 2019Cédulas jurídicas terminadas en 0 y 1
Octubre 2019Cédulas jurídicas terminadas en 2 y 3
Noviembre 2019Cédulas jurídicas terminadas en 4 y 5
Diciembre 2019Cédulas jurídicas terminadas en 6 y 7
Enero 2020Cédulas jurídicas terminadas en 8 y 9

Ahora bien hay una condición para los notarios según el artículo 25 el cual es deber de verificación:

“Los Notarios Públicos cuando emitan documentos a los sujetos obligados indicados en el artículo 3 de este reglamento, deben verificar la lista de incumplidores y en caso de estar incluido debe consignarlo en el documento. El acceso a la lista de incumplidores se realizará por medio de un certificado válido de firma digital para personas físicas perteneciente a la jerarquía nacional de certificadores registrados.

Para verificar la condición de Notario Público al momento de la consulta, la Dirección Nacional de Notariado proveerá una consulta automática de acuerdo a los requerimientos técnicos definidos por el Banco Central de Costa Rica, de manera que el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales pueda determinar, en tiempo real, si el consultante es un notario público facultado para ejercer.”

LA SANCIÓN ante un incumplimiento a lo dispuesto para el cumplimiento de este registro sería de acuerdo a lo establecido en el artículo 84 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, que literalmente establece:

“La Dirección General de Tributación impondrá al obligado que incumpla el suministro de información establecido en el capítulo denominado “Transparencia y beneficiarios finales de las personas jurídicas y otras estructuras jurídicas”, de la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal, una multa pecuniaria proporcional del dos por ciento (2%) de la cifra de los ingresos brutos de la persona jurídica o estructura jurídica, en el período del impuesto sobre las utilidades, anterior a aquel en que se produjo la infracción, con un mínimo de tres salarios base y un máximo de cien salarios base.”

En Aselecom Abogados procuramos informarlos de la mejor manera sobre el cumplimiento de su empresa o su organización, por lo cual en caso de ayuda o soporte en la gestión no dude en contactarnos, será un gusto atenderle.

Nota. Agradecimiento especial al Doctor Ricardo González Mora, experto en materia tributaria, con quien se realizó un intercambio de ideas que instaron a redactar del presente artículo.

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